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口头报告技巧

发布者:周仪君发布时间:2015-04-01浏览次数:1035

口头报告技巧

讲者:石美伦博士(台大教学发展中心学习促进组副组长)

    今天的工作坊首先会先谈报告前的准备事项,再来谈上台时要注意哪些事情,最后则是讨论如何将口头报告的技巧运用到口语表达能力上。

    从前的人会觉得嘴上功夫是不好的,其实在这个重视沟通的社会,我觉得嘴上功夫也是一门真功夫。所以要学好口头报告的技巧,必须先做好几项心理建设,例如学习将口头报告当作是个值得把握的难得机会。虽然现代人聊天机会很多,但是像这样站在台上、老师同学都很专心地听你发表意见的机会并不多,所以有这种机会就要好好把握;有时老师还会加入同学互评的活动,这正是你进步的难得机会,所以不要觉得口头报告是一件很讨厌、很难搞的事,而该当作是成长的契机。另外,要相信成功的口头报告是可以训练出来的。有的老师一拿到麦克风就可以口若悬河,这很可能是后天训练出来的能力,而平常口齿伶俐的人不一定就会做口头报告。

3P情境分析—PeoplePlacePurpose

        首先,在口头报告的事前准备工作中,同学必须针对3P做「情境分析」。你要先分析听众 (People) 的人数、性别、年龄、地位、态度、知识和需求。目前同学们的听众群比较单纯,大都以班上同学为主,但即将就业的高年级同学就要注意其它点,特别是进入商业界工作后你会发现一天到晚都要做简报,某些口头报告到这个公司可能很成功,到下一个公司就不一定了,重点在于要找出听众中的关键人物。在学校,关键人物当然就是打分数的老师,你要说服他,迎合他的需求,这就是成功报告的关键。再来你要分析场地 (Place) ,选择最适合的环境。对同学来说,大部份场地就是教室,但教室有很多种,报告前你需要分析哪种场地较适合你,不适合的话该作什么调整。最后要分析目的 (Purpose) ,也就是你为什么要做这次报告。你要以达成听众期待为目标进行报告,这样听众才不觉得时间被浪费了。

建立自信的方法

    如果真的很不喜欢做口头报告,以下有一些帮助你建立自信的方法:第一,「自我鼓励(自我催眠)法」,你可以告诉自己我已经准备的很充分了,或是我的题材很有趣,同学一定会很喜欢。当全世界的人都说你不好,一定要有一个人说你好,那就是你自己。第二是「要点记忆法」,有的人上台很紧张,只好把要报告的东西从头背到尾,这样报告就会变得很死板。其实只要记下你的重点,报告时不管发生什么状况,只要重点有出来你就会很笃定、报告就有内容。另外要熟读记忆,因为PPT的内容一定比你要报告的东西少,所以你必须熟记你要讲的东西,报告时再用自己的话流利地说出来。第三是「情绪调节法」,就是深呼吸 123…。第四是「目光回避法」,虽然老师们都说要有 eye contact 才有礼貌,但非常紧张时做 eye contact 反而会弄巧成拙。这时可以使用虚视法,就是把视线放在后排上方缓缓移动,让观众以为你正看着他 (虽然你并没有)。最后是「试讲练习法」。我要强调,不管将来做什么报告,请一定要反复练习。独自练习也可以,但因为你要在众人面前报告,最好找家人朋友来试听,这样也有助于报告时间与观众反应的掌控。除此之外,报告时记得要穿适宜的衣服。台湾人很讲求随性和随意,但报告时穿自己最舒服的衣服来,是万万不可的。请记得一个原则:要穿的比主持人还正式。对同学而言主持人就是老师,要穿的比老师正式有点困难,但只要正式就好了,例如穿个衬衫,避免牛仔裤和拖鞋,倒不必标新立异。穿的正式也是在向听众释放一个讯息,就是「你很重视今天的报告」。给众人这样的第一印象是很重要的。

上台前的确认

   上台前要做最后的确认:第一,早点到达会场熟悉环境,注意一下讲台和时钟的位置,如果当天要和听众做活动,记得要特别注意你和听众的距离以及座位排放的方式。第二,确认报告过程中要使用的设备,例如注意麦克风是有线或无线(这会影响你控制音量的大小和移动性)、计算机的电源线是否找得到插座、投影机的效果好不好、喇叭有没有声音、有没有网络联机等。第三,要准备好自己的小道具,例如讲义、水杯、手表、光笔。光笔是很好的工具,但未必每个人都能用的很好。典型光笔的移动方式是画圈、在底线移动,但如果到处点来点去、眼花撩乱地乱移,会让听众看了眼睛抽筋,非常吃力。因此,如果要使用光笔请先多练习,并请记得只挑PPT上的重点强调,不需要每个东西都点,也可以利用声音或手势来辅助。另外一个讲者紧张时常犯的错误,就是直接用手在计算机屏幕上指来指去,但这样听众根本看不到。最后要确认的,就是先准备好报告的相关档案,例如先打开简报文件。做好这些准备,你就可以上台了。

报告小技巧

    报告是有一些小技巧的,理想的报告结构应该长这个样子:开场白占 10% ,主体占 85% ,结语占 5% 。首先就开场白的部份,开场白有很多种方式,最常见的就是致意或问候,例如中午时段可以问同学吃饱了没,或是一边测试麦克风一边问:「后面的同学听的到吗?」等问题。自我介绍也是很好的开场白,或者做个背景介绍(为什么做个报告?引起问题意识)、流程简介、利用轻松幽默的话开场(不强求,这和个性有关)、引用古今名言,或是使用一张漂亮的图片等。一个好的开场就成功了一半,因为它可以吸引老师和同学的注意力。

    就主体的部份,你应该组织报告的内容,强调逻辑性,使段落和结论相呼应,并且插入流程。第一,报告的内容可以用「故事脚本」或「理论」两种方式来组织,故事脚本的方式可依时程(过去、现在、未来)、地理环境(亚洲、欧洲、美洲)或阶段(实施的阶段、注意事项、验证的阶段)来陈述;依时程的方式陈述会给听众一个较完整的故事性,依地理环境及阶段来陈述则须在总结时作说明会比较清楚。若用理论来组织报告可使用归纳法、演绎法或辩证法这三种科学方法。归纳法可以用来说服公司老板,例如A公司用我们公司产品,B公司用,C 公司也用,代表我们产品很好,所以结论就是你们公司也可以用我们的产品。辩证法通常用来处理较具争议性的问题,通常会有一方持正方意见,另一方持反对意见,结论是你的看法如何。演绎法方面,典型例子是薪资结构和劳动意愿的关系,例如先假设前提:薪资越高劳动意愿越高,经由事实证明的确如此,进而得到结论。第二,报告的逻辑性非常重要,切忌天马行空地给很多事实、例证或资料,却让人摸不清主题;口头报告并非以多寡取胜,而是你去组织整理出自己的理论。有些同学做PPT的方法是塞了很多数据,但那不是很理想的方式,倒不如厘清自己的想法、抓个主题,然后用逻辑性的方式排出来才是最令人印象深刻的。第三,段落和结论应相呼应,请不要讲到中间连自己都忘记讲到哪里了。最后,要有插入流程的弹性。所谓插入流程就是报告过程中可能会有一些突发状况(如同学问问题),这些都应该在你的预估之内,你也可以趁机回答一些你在报告中不会讲到的东西。

报告的总结

    最后我们来看总结。总结分摘要、结论、后续动作和结语。摘要就是简洁地回顾报告全貌,然后致谢结束。结论是重申所持的论点,让大家离开教室后还会记得讲者所持的意见。后续动作包括讨论和Q&A,通常期末报告或个人口头报告不会留下太多讨论时间,但如果真的有这么一段时间,同学可以趁机好好想想这个报告带给你的想法。这一点是TA养成中很重要的部份,因为听众所提的问题可以是一个研究的开始而不是结束。Q&A也是交换意见的时间,虽然讲者无法掌控会出现哪些问题,但如果能善用,不但可以补足报告不足,还可以引发更多有趣的论点,所以讲者不必害怕它,反而该知道Q&A正是可以学到新东西的时机。另外,记得总结时千万不要天外飞来一笔新数据,或是忽然讲一个之前没有提过的要点与讯息,即使你认为是重点;此外也不必无意义的谦虚,这只会浪费时间。

提问的用意 (Q)

应对的方法 (A)

单纯针对不懂之处发问

 回答问题

想要表达自己的意见

 「这点是非常重要的」

提出反对的理由

 「找出反对的理由」

想要验证报告的内容

 提供相关数据

想要出风头

 「这是非常好的建议」

故意刁难

 设法结束问题

想要陷害主讲人

 设法结束问题

团队报告

    就团队报告的部份有几点要注意:首先可依内容区分,各自由一位同学负责报告。第二,开场白和总结都由同一人负责比较具完整性。第三,若人数过多,可选派代表上台报告,而不是一群人全部挤在台上,轮到谁的时候就上场。选出代表上台报告,并且全组事先跑过一遍可以让报告更流畅,看起来也更专业。最后,面对提问时,可由一位同学代表接受问题,再指定相关人员回答。

辅助器材

    报告可以使用视觉辅助器材,它具有「有助理解,引发兴趣」、「加深印象,集中注意力」、「提醒讲者,不致于离题」、「有效控管时间」四大功效。但它也有「 technical problems 」、「过度依赖」、「照本宣科,缺乏互动」、「用的不适当」 四大缺点。常用的简报辅助工具有计算机屏幕、投影机、整合导览面板、幻灯片、白报纸架、讲义等。计算机屏幕通常使用在没有投影机的圆桌会议,优点是不需要大型设备,缺点是画面太小;投影机是目前最常用的辅助器材,适合人多的场合,制作简易,且可以远距操控,只是准备工作比较费时,且当讲者照PPT的稿子念时,容易变成单向沟通;整合导览面板和幻灯片现在较少人在用了,因为制作很费时;白报纸架的优点是有讲过的内容有记录可查,可以清楚知道从过去到目前所讲的内容;讲义是最基本的道具,也是除了服装之外同学可以掌控的部份。讲义有辅助的效果,也可能造成听众猛看讲义不听讲者,这时就要自己衡量要在讲义上放什么东西。

        投影片的制作有几个原则,其最高原则就是一张投影片讲 1~2 分钟即可,内容求精不求多,讲不完就算了。第二,文字要简要,每页文字不宜过多,字体不宜太小。第三,颜色要清晰,标题清楚;根据色彩学,深蓝色的背景加上鲜黄色的文字最吸引人,还要注意背景太浅会投影不出来。第四,格式和外观要注重专业感,避免不必要的动画和插图。第四,一定要记得检查拼字,尤其英文的部份。最后,一定要注明文献的出处,这是同学常常忘记的。

口语表达能力

    以上口头报告的一些技巧,其实可以应用在口语表达能力上。首先,要做一个口才好的人,说话要有说服力,这牵涉到你在语言上用了什么字句、惯用语和文章,在非语言上则牵涉到你用了什么肢体语言、表情、姿势、态度,甚至你的服装、发型和随身配件也会影响。其次,有三个不可或缺的要素要注意:第一就是要陈述自己的意见,而非堆砌一堆数据而已。再来要有感情,如果你不喜欢这个题目,请你表现出你喜欢它的样子;如果你真的喜欢,那就尽情地表现出你的热情和诚意。最后,你的报告要具备事实资料,即真实事件、情况、引用文献、具体数据等。第三要把话讲清楚,这牵涉到你在速度、音调、语气、音量、停顿等细节的调整。第四,要减少不必要的习惯用语,例如发语词(嗯…啊…)、口头禅(然后…)、赘词(那个嘛…这个喔…对耶…)等。当发觉自己想说「嗯」时就把它吞下去,让它变得没有声音,这样还可以在谈话中加入停顿的空间,让自己有换气喘息的空间。第五,要让大家听得懂,尤其是出现专有名词和术语时,要视状况做调整。例如对着一群专业人士做简报时,你可能就需要使用他们的专业术语,以显示自己有做功课;若你面对的只是同学,就没必要一直套用。简言之,报告的原则是要让大家听得懂,把话说清楚,重点才会明显。

    基本上,口头报告就是把重点抓出来,有条理的说,而不是把一堆资料塞进PPT里。好的报告应该在讲完后引发大家做一些思考,所以提纲挈领地把重点说出来就好,不需要太拘泥细节。谢谢大家!